Eget system eller SaaS? Så räknar ni på kostnaden

Ett eget, skräddarsytt system kostar i dag ofta mindre än licenserna för ett färdigt SaaS-system. AI-agenterna har gjort själva utvecklingen så mycket billigare att kalkylen har vänt. I de offerter vi lämnat i höst landar kundens totala kostnad på ungefär en fjärdedel av vad motsvarande SaaS-tjänst kostar. Här är hur ni räknar på ert eget fall, och så bygger vi skräddarsydda system om kalkylen talar för det.

Varför kalkylen har vänt

SaaS blev standard av ett bra skäl: att bygga eget var dyrt. Programmeringen stod för lejonparten av ett utvecklingsprojekt, så det lönade sig bara för de största bolagen eller de mest unika behoven. Allt annat köpte man som tjänst, betalade per användare och anpassade arbetssättet efter systemet.

Nu gör AI-agenter programmeringen. Erfarna utvecklare sätter riktningen, granskar och tar besluten, men själva byggandet går betydligt snabbare. Ett system som gör precis det ni behöver kan byggas på några sprintar, och drift och hosting av ett sådant system kostar oftast lite.

Så räknar ni

Jämför totalkostnaden över tre till fem år. Det är ungefär så länge ett system brukar leva innan det ses över.

För SaaS-tjänsten:

• Licens per användare och månad, gånger antalet användare, gånger tolv
• Tilläggsmoduler och integrationer ni betalar extra för
• Prishöjningar. Många leverantörer höjer årligen
• Tillväxt. Kostnaden växer med varje ny medarbetare
• Tiden det tar att arbeta runt systemet, där det inte passar

För ett eget system:

• Utveckling, som ett avgränsat projekt till fast pris
• Drift och hosting i molnet
• Förvaltning: övervakning, säkerhetsuppdateringar och support
• Vidareutveckling när behoven förändras

Ett exempel på storleksordningen: 40 användare à 400 kronor i månaden blir 192 000 kronor om året, nästan en miljon på fem år, innan prishöjningar och tillägg. Det är den siffran ett eget system ska jämföras med.

Ansvaret följer med

Den vanligaste invändningen mot ett eget system är ansvaret. Med SaaS tar leverantören hand om drift, säkerhet, uppdateringar och support. Vem gör det för ett eget system?

Det ska samma leverantör göra som bygger det. Hos oss ingår det i förvaltningen: systemen övervakas kontinuerligt, AI-agenterna hittar och åtgärdar fel först, och en ansvarig person finns bakom. Ni får ett system byggt för er, med samma ansvar som en SaaS-leverantör tar. Läs mer om hur vi bygger och förvaltar skräddarsydd mjukvara.

Vi har gjort det själva

Vi har ersatt flera av våra egna SaaS-tjänster med system vi byggt själva, bland annat för tidrapportering och e-signering. Det sparar oss mellan 50 000 och 100 000 kronor om året, och systemen fungerar precis som vi arbetar.

När SaaS fortfarande är rätt

Ett färdigt system är fortfarande rätt val när:

• Processen är standard och reglerad, som bokföring och lönehantering. Där vill ni ha det leverantören redan byggt och följer upp mot lagkrav
• Ni använder det mesta av systemet och arbetssättet passar
• Det är en ren nyttovara, som e-post och dokumenthantering

Ett eget system lönar sig när ni betalar för ett stort system men använder en liten del, när systemet kräver omvägar och manuellt arbete, när era arbetssätt är det som skiljer er från konkurrenterna, eller när flera system behöver hänga ihop.

Nästa steg

Ta fram era licenskostnader för de system ni har i dag och fundera på hur stor del av dem ni faktiskt använder. Vi räknar gärna på ert fall. Se hur vi arbetar med systemutveckling eller kontakta oss.